O que são Ilhas de Informações

Ilhas de Informações

Imagem Ilustrativa | Fonte: Internet | Editada por PROJETATY SCA

Todos nós sabemos que o ser humano por natureza tende a proteger e a tentar blindar seu espaço, seu território, de forma que isso lhe traga segurança, construindo então a sua zona de conforto. No trabalho isso não poderia ser diferente e é praticado diariamente até com mais afinco, afinal é do trabalho que provém a estabilidade financeira e parcialmente a familiar. Logo, muitas vezes os profissionais (seres humanos) começam a praticar cotidianamente a retenção de informação, de forma que partes do processo da empresa possam apenas ser concluídas com a “chave que está em seu bolso”, pequenas e médias empresas são comumente acometidas a este tipo de situação “problema” que sempre acaba impactando no fechamento de uma venda na ausência do vendedor “dono da chave”, nos processos de produção e logo adiante nas oportunidades de crescimento da empresa.

Podemos entender como ilhas de informações, os dados que residem por exemplo no software de recebimento e envio de e-mails nas máquinas de cada um dos empregados e ou colaboradores da sua empresa, bem como, planilhas de cálculos e documentos comerciais que são de propriedade da empresa mas não estão acessíveis a todos os interessados em razão de terem sidos gerados nas estações de trabalhos que não possuem o devido compartilhamento em rede.

“Como eliminar as ilhas de informações na minha empresa?”

É muito mais do que sabido pela maioria dos administradores de empresas e gestores de pessoas que com mão de ferro e radicalismo, muito pouco se consegue extrair de positivo do ser humano, logo o primeiro passo para se corrigir este tipo de situação “problema” dentro de uma empresa é a conscientização de todos os empregados e colaboradores, de que as informações fazem parte do ativo da empresa e devem estar disponíveis a todos os interessados dentro do ciclo ao qual ele faz parte e que dentro deste novo modelo que está sendo aplicado na empresa, ganha quem mais pró ativo for durante este processo de consolidação do território (a unificação das ilhas de informações). Este processo de conscientização é o que chamamos de *TTL e será foco de novos artigos.

“Como lidar com a relutância sobre as mudanças?”

Mudanças geralmente nem sempre são bem vindas e muitas vezes até mesmo pelos administradores, mas é necessário unificar a fonte de recebimento e troca de e-mails e documentos com os clientes e fornecedores assim como entre os departamentos em si, onde todos passam a atuar sobre um sistema de acesso na rede local da empresa e ou via internet em casos que se faça necessário de acordo com o perfil da sua empresa. As estações de trabalho (desktops, laptops, tablets e smartphones) agora passam a salvar os documentos que forem gerados, somente no repositório da rede, ficando esta documentação visível aos interessados nos ciclos operacionais e funcionais de acordo com a hierarquia corporativa e organizacional.

 A partir deste ponto começa-se então a unificação da informação e o tracionamento das ilhas para a composição de um continente chamado ambiente corporativo.

Ilhas de Comunicação

Ilhas de Informações | Imagem Ilustrativa | Editada por: PROJETATY SCA

Existem também os casos em que a empresa possui mais de um software em operação e estes softwares não estão integrados, tornando desta forma a análise integrada dos dados uma tarefa difícil e de grande demanda de tempo, horas e até mesmo dias e como resultado, muitas vezes dados imprecisos que impossibilitam o gestor da empresa a tomar uma decisão estratégica durante um processo de negociação de grande porte que pode abranger a necessidade de alugar um novo espaço, contratação de mão de obra, aumento de frota, dentre outros tópicos.

Muitas vezes com “pequenas” ações, com custo relativamente baixo é possível conseguir um cenário de unificação e integração de dados, sistemas e pessoas para se atingir as metas desejadas, aumentando visivelmente o Lucro Real do seu negócio.

“Por onde começar a unificar meu continente?”

  1. É necessário o desejo de mudança por parte dos administradores e estes devem estar prontos a mudarem se preciso for;
  2. Contratar um consultor para lhe ajudar a entender melhor e remodelar seus processos para aumentar a eficiência na comunicação como um todo;
  3. Conscientização de empregados e colaboradores;
  4. Desenvolver um ótimo ambiente de relacionamento corporativo (independente do tamanho da sua empresa é preciso pensar de forma corporativa);
  5. Implantar e ou reutilizar os softwares existentes para a unificação das informações;
  6. Desenvolver programas de incentivo, o famoso “ganha x ganha” durante e após o processo de consolidação do território;
  7. Dedicação e vigilância contínua de todos em todos os setores e processos;
Ilhas de Comunicação

Transformação de Ilhas para Continente | PROJETATY SCA

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